一、工作流程

　　（一）報送材料。提前與市外事局出國管理科聯系溝通，提交電子文檔資料進行預審，預審合格后再提交紙質材料。

　　（二）材料審核。按規定對出訪任務、行程、邀請函、經費、備案表等材料進行審核，對欠規范、不完備的申辦材料，當面或電話通知補正。

　　（三）呈報審批。審核通過后，按照干部管理規定和外事審批權限分別呈報省市相關部門審批。

　　（四）出具任務批件。獲批后，按照團組審批權限由市外事局或省外辦出具任務批件。

　　（五）申辦護照簽證。申辦單位憑任務批件為出訪人員申辦護照簽證，按照辦理因公護照及簽證要求提供材料。

　　（六）領取證照。申辦單位接到領取證照的短信或電話通知后，請到市外事局出國管理科發證窗口領取證照。

　　二、因公出國審批申辦材料

　　（一）申辦函件

　　申辦函件的標題應包括：出訪團隊領隊姓名、出訪人數、出訪目的地、出訪事由等，例如：“關于××等×人訪問××等×國的請示”。正文應包括：出訪的主要任務及目的、團組人員組成、邀請單位情況及其他需要說明的情況，包括但不限于：團組已經公示、無異議；邀請函非通過中介機構或旅行社聯系或購買；出國人員備案表已按干部管理權限報組織人事部門備案；出訪費用來源；是否屬于年度出訪計劃。文尾列出附件說明清單和聯系人電話（固話和手機號碼）。申辦函件不應由出訪人本人簽發。

　　（二）出國人員名單

　　須標明姓名、性別、工作單位、職務（如有對外身份應一并表明）、團組擬任職務，加蓋單位公章。

　　（三）行程安排

　　根據實際情況以表格形式詳細列明。須標明：出訪第×天和具體日期（年月日）、出入境國內城市、航班號及抵離時間、公務活動安排的具體內容（不應僅為參觀/參訪/訪問某地某部門等籠統性描述）。廳級團組須細分上、下午日程。加蓋單位公章。

　　（四）經費審核意見

　　根據財務管理權限，提供各級財政部門或單位財務部門審核意見。市直黨政機關團組應提供《××年單批團組因公出國（境）經費審核表》（加蓋市財政局公章），其他單位可參照使用上述表格。

　　（五）邀請函

　　1.邀請函應為往訪國官方文字或英文書寫并有邀請人親筆署名，內容應至少包括來訪時間、目的、受邀人名單及費用說明。

　　2.外文邀請函和中文翻譯件（蓋章）各一份。

　　3.可使用邀請函復印件報批，但需有原件以備核查或用于辦理簽證。

　　（六）出國人員備案表

　　所有項目須按要求填寫，主要包括：人員職務，家庭成員情況（6歲以上兒童須填報在讀學校），工作單位、職務及居住地，以及是否取得外國國籍、境外長期或永久居留權等情況。此表復印、涂改無效。

　　（七）身份證復印件

　　出訪人需提供其有效身份證復印件，無需蓋章。出訪人非本地身份證的須附在職（任職）證明。

　　（八）報批表及任務批件

　　1.《湛江市因公出訪報批表》一式一份，須由申辦單位主要領導簽名（主要領導為團組出訪人的，則由單位分管組織人事的領導簽名）；《湛江市因公出國任務批件》一式三份；上述表格均需加蓋單位公章。

　　2.所有項目須按要求填寫，尤其注意核對：經費來源、出訪及途經國家或地區（入境或途經次數均須注明，如僅轉機不出機場，停留時間則填0天）。

　　3.報批表及任務批件復印、涂改無效。

　　（九）紀律責任書

　　組團單位須提供出訪團組全團人員簽名的《廣東省因公出國紀律責任書》1份。

　　（十）其他報批材料

　　1.廳級領導、縣（市、區）黨委主要領導、市直黨群系統正職領導及其他市管干部出訪須提供相關市領導的批示意見。廳級人員年度出訪計劃，具體計劃到人，如出訪目的地、帶隊領導等有變化，須經市委外事工作委員會負責人同意。

　　2.參加雙跨培訓團組須提供科技部的批復文件（若非原件，須加蓋單位公章）。

　　3.參加赴國外展覽團組須提供中國貿促會的批復文件（若非原件，須加蓋單位公章）。

　　4.赴國外進行文藝演出等文化類團組須提供省文化和旅游廳的批復文件（若非原件，須加蓋單位公章）。

　　5.隨中央有關部門或其他省（區、市）組團出訪需提供具有外事審批權單位出具的《出國任務通知書》原件1份、《出國任務批件》復印件1份。

　　6.隨本省有關部門組團出訪需提供省外辦《預審組團任務意見函》以及省組團單位的出訪通知函件各1份。

　　三、出訪報告及評估

　　（一）出訪團組在回國后15天內將《廣東省因公出國情況確認書》、出訪行程日志，報送至市外事局，并提供電子文檔。

　　（二）出訪團組在回國后30天內需將《出訪情況報告》（非涉密）、《因公臨時出國績效評估表》和《廣東省公務人員因公出國執行中央八項規定及其實施細則精神報告表》報送至市外事局，并提供電子文檔。

　　（三）組團單位要認真跟蹤出訪成果，明確分工，建立責任清單，推動出訪后續事項的落實并及時做好登記備案，于年底前向市外事局報送當年《落實因公出國團組任務情況匯總表》。

　　四、事前事后公示

　　出訪任務非涉密的，組團單位應在單位內部進行公示。行前公示內容應包括團組人員、單位、職務、出訪國家、出訪任務、日程安排、往返航線、邀請單位情況、經費來源和預算等信息。出訪任務結束后一個月內應在單位內部公示任務執行情況、經費使用情況、出訪報告和執行八項規定報告表、因公出國情況確認書等。

　　五、任務調整的報備與報批

　　（一）團組獲批后，如出現以下情形需盡快重新報批：

　　1. 增加或變更出訪國家

　　2. 延長在外停留天數

　　3. 增加或變更出訪人員

　　4. 變更主要出訪任務

　　重新報批需提交更新后的請示函、名單、邀請函、日程、經費審核、任務批件和原任務批件等。

　　（二）團組獲批后，如出現以下情況需盡快向市外事局報備：

　　1. 出訪日期變更（變化在批件日期3個月以內）

　　2. 減少出訪人數或出訪國家

　　3. 縮短出訪總天數/調整各國停留天數（總天數不變）

　　4. 取消出訪（撤銷團組）

　　5. 變更過境國家、抵離城市、邀請單位

　　6. 公務活動調整

　　報備需提交更新后的情況說明函、日程、經費審核（涉及經費變動時）及原任務批件。

　　（三）團組出發后在境外如遇突發狀況（包括但不限于自然災害、人身危害、航班臨時取消等），應及時向組團單位報告并在必要時尋求海外領事保護。組團單位接團組有關報告后應及時指導處置，并將處置情況報告市外事局。

　　六、因公電子護照申辦材料

　　（一）因公出國任務批件原件一份，雙跨團組按需提供科技部或國家貿促會等部門的同意批復。

　　（二）出訪人持有效身份證原件到市外事局出國管理科進行指紋和簽名信息采集。

　　（三）出訪人有效身份證復印件一份（注明出生地）、《中華人民共和國因公出入境證件數字照片回執》一份及大一寸白底因公電子護照相片一張。

　　七、因公出國簽證申辦材料

　　（一）符合出訪國使領館要求的邀請函原件或傳真件、復印件及其中文翻譯件；

　　（二）出訪行程安排（必要時需增加提供英文版）；

　　（三）出訪人簽證申請個人信息表；

　　（四）根據省外辦公布的各國簽證要求及最新簽證信息，按需提供英文單位派出證明、機票訂單、英文版境外旅游醫療保險等簽證辦理所需材料。

　　八、因公護照的收繳與管理

　　（一）因公出國人員必須在回國后7天內將護照交市外事局統一保管。

　　（二）因故未出訪者，自出國任務取消之日起，7天內將護照交回市外事局。

　　（三）雙跨團組人員護照由護照申辦單位負責在團組回國后7天內收繳護照并交市外事局保管。

　　（四）因辭職、離退休等原因離開原單位的，由原單位發函至市外事局申請注銷其因公護照。

　　（五）遺失護照的處理辦法：

　　1.在國內遺失護照，應立即將本人檢查報告呈報所在單位，經所在單位審核并加具意見后報市外事局審核處理。

　　2.在國外遺失護照，應立即將詳情書面呈報中國駐當地使、領館和外交部授權的其他機構。由駐外使、領館和有關機構審核并送國內發照機關核實后，按規定補發新護照或中國人旅行證件。

　　咨詢聯系方式：

　　市外事局出國管理科 0759-3181562

　　湛江市因公出訪電子辦證中心 0759-3181560